De laatste jaren heeft cloud technologie ons dagelijks leven radicaal veranderd. We posten onze familiefoto’s op Facebook, we betalen onze huishoudrekeningen via internetbankieren en we gebruiken onze smartphones om onderweg onze e-mail te checken.
Dus, als we de cloud in ons dagelijks leven gebruiken, waarom doen we dan niet hetzelfde in ons zakelijk leven?
Cloud-gebaseerde boekhoudsoftware biedt nu alle functionaliteit en betrouwbaarheid van je beproefde desktop boekhoudsysteem, maar met een overvloed aan extra voordelen die alleen online technologie kan bieden.
Als je bedrijf op zoek is naar een effectievere manier om zijn financiële zaken te beheren, zijn hier zes redenen om een overstap naar cloud accounting serieus te overwegen.
1. Mobiele toegang op elk moment
Met online boekhouden heb je altijd en overal toegang tot je boekhouding en belangrijke financiële cijfers.
Wanneer je een ouderwets, desktop gebaseerd systeem gebruikt, ben je effectief aan kantoor gebonden. Je software, je gegevens en je boekhouding staan allemaal op een lokale schijf. En dat beperkt de toegang die je tot je financiële informatie kunt hebben.
Cloud-gebaseerde boekhouding bevrijdt je van deze beperking. Je gegevens en administratie zijn allemaal veilig versleuteld en opgeslagen op een cloud server, en je hoeft geen software applicatie te downloaden – je logt in en werkt vanuit je web browser, waar je ook maar Wi-Fi en een internetverbinding hebt.
Dus, waar je ook bent, je kunt altijd de status van je zaak controleren.
2. Een kosten- en tijdbesparende oplossing
Online werken verlaagt je IT kosten en bespaart je tijd doordat je voortdurend met je bedrijf verbonden blijft.
Desktop-gebaseerde systemen vergen een investering in IT hardware, plus het onderhoud van die hardware. Je hebt een server nodig om de toepassingssoftware en de bijbehorende gegevens te huisvesten. En je moet een IT expert betalen om zowel de server als het kantoornetwerk te onderhouden – dat kan een dure overhead zijn.
Online boekhouden gebeurt volledig vanuit de cloud. Je hoeft geen dure IT infrastructuur te onderhouden, en je hebt toegang tot de software of je nu op kantoor bent, vanaf je keukentafel werkt of op stap bent naar een klantenvergadering.
In plaats van te wachten tot je terug bent op kantoor, kun je meteen betalingen goedkeuren, of facturen naar klanten sturen, zodat je tijd bespaart en je financiële processen veel doeltreffender worden.
3. Waterdichte beveiliging en geen tijdrovende back-ups
Als je cloud-gebaseerd bent, worden al je rekeningen en gegevens opgeslagen en geback-upt met militaire niveaus van encryptie.
Als je desktop boekhouden gebruikt hebt, ben je je bewust van de noodzaak om aan het eind van elke dag een back-up van je werk te maken. En je weet ook van de noodzaak van updates telkens je leverancier een nieuwe versie van de software uitbrengt.
Op een cloud platform worden back-ups en software updates een ding van het verleden. Je bent altijd ingelogd op de meest actuele versie van de software, met alle nieuwste functies, belastingtarieven en benodigde aangiften. Ook wordt je werk onderweg automatisch opgeslagen, zodat je zowel tijd als geld bespaart op vervelende back-upprocedures.
Beveiliging is een ander gebied waarop cloud accounting een desktop systeem overtroeft. Je gegevens zitten niet langer op een fysieke server in het kantoor, of kwijnen weg op de harde schijf van je laptop. Al je boekhoudkundige gegevens worden bij de bron versleuteld en in de cloud opgeslagen. Dus de enige die bij je vertrouwelijke informatie kan, ben jijzelf, plus geselecteerde leden van je team en adviseurs.
4. Gemakkelijk delen en samenwerken
Samenwerken met collega’s, en gegevens delen met je adviseurs, is een uiterst eenvoudig proces wanneer je in de cloud werkt.
Bij de oude, desktop aanpak had je beperkte toegang tot je boekhouding – en dat maakte samenwerken met collega’s en adviseurs moeilijk. Als je boekhouder specifieke cijfers nodig had, moesten die heen en weer gemaild worden, of op een USB geheugenstick opgeslagen en rechtstreeks naar zijn kantoor gebracht worden.
Met een systeem voor online boekhouden kunnen jij, je collega’s, je management team en je adviseurs allemaal bij dezelfde cijfers – onmiddellijk, vanaf elke geografische locatie. Samenwerken is dus net zo gemakkelijk als de telefoon pakken en inloggen, met de belangrijkste nummers voor je neus.
5. Vermindert papierwerk en is duurzamer
Het gebruik van cloud accounting kan de droom van een papierloos kantoor waarmaken.
Bij traditionele boekhouding kan het papierwerk, het invoeren van gegevens en de financiële administratie je bedrijfstijd gaan opvreten. Alles moet uitgeprint en op papier afgehandeld worden, en dat is traag, ondoeltreffend en slecht voor het milieu.
Met een online boekhoudsysteem kun je je afhankelijkheid van papierwerk aanzienlijk verminderen. Facturen kunnen rechtstreeks naar klanten worden gemaild, zodat ze niet meer hoeven te worden afgedrukt en gefrankeerd – en sneller worden betaald. Binnenkomende rekeningen en kwitanties kunnen gescand worden en direct bij de bijbehorende transacties in je boekhoudprogramma worden opgeslagen.
En omdat al je documenten gedigitaliseerd zijn en in de cloud bewaard worden, hoef je de papieren originelen niet meer te bewaren – dat spaart archiefruimte en opslagkosten.
6. Betere controle over je financiële processen
De efficiëntie van online boekhoudsoftware geeft je een veel betere controle over je belangrijkste financiële processen.
De online factureringsfunctie stroomlijnt het hele factuurproces, en geeft je een beter zicht op verwachte inkomsten, een overzicht van uitstaande schulden en een duidelijke uitsplitsing van wat elke klant je bedrijf verschuldigd is.
