Duurzaamheid is de toekomst en het is belangrijk dat we ons niet alleen bewust zijn van de milieueffecten, maar ook dat we actief zijn in het verminderen van de impact die we hebben op de planeet. Als bedrijf kunnen we dit doen door een duurzaam kantoor in te richten voor 2023. Lees ook ons uitgebreide artike over een duurzaam kantoor.

Voordelen op een rijtje

Er zijn veel voordelen aan het inrichten van een duurzaam kantoor. Ten eerste is het duurzamer voor de planeet. Duurzame materialen zoals bamboe, milieuvriendelijke verf en waterbesparende kranen helpen ervoor te zorgen dat we onze milieuvoetafdruk verkleinen. Bovendien hebben duurzame kantoorinrichtingen een langere levensduur en zijn ze minder waarschijnlijk om te worden vervangen, waardoor ze op de lange termijn goedkoper zijn.

Ten tweede, een duurzaam kantoor creëert een positieve werkomgeving. Goede luchtkwaliteit, energiezuinige verlichting en lagere energiekosten dragen bij aan een productieve en comfortabele werkomgeving. Bovendien zullen de medewerkers trots zijn dat ze deel uitmaken van een bedrijf dat duurzame initiatieven neemt.

Ten derde is het een goede investering voor kantoorinrichting in de toekomst. Hoe meer we investeren in duurzame materialen en energiebesparing, hoe meer geld we besparen op de lange termijn. Het installeren van duurzame verlichting, verwarmings- en koelsystemen en waterbesparende kranen kan de energiekosten aanzienlijk verminderen, waardoor het kantoor een rendabeler bedrijf wordt.

Uiteindelijk is het inrichten van een duurzaam kantoor een win-win situatie. We verminderen onze milieuvoetafdruk, creëren een productieve werkomgeving en besparen op lange termijn op energiekosten. 

Als bedrijf hebben we de verantwoordelijkheid om de toekomst te beschermen en duurzame kantoorinrichting is een geweldige manier om dit te doen. Laten we onze kantoorruimte inrichten voor 2023, zodat we een duurzame toekomst kunnen creëren.

Voorbeelden van duurzaam kantoor 

Duurzaam kantoorontwerp is het ontwerpen van een kantooromgeving die milieuvriendelijk, energie-efficiënt en comfortabel is voor werknemers. Het gaat verder dan alleen het gebruik van energie-efficiënte apparatuur en verlichting. Het is een combinatie van technologie, innovatieve ontwerpen en duurzame materialen die samenwerken om een gezonde, aangename werkomgeving te creëren. In dit artikel worden enkele voorbeelden gegeven van duurzaam kantoorontwerp.

Energie

Het eerste voorbeeld is het gebruik van energie-efficiënte verlichting. LED-verlichting is een energiezuinige optie die het energieverbruik kan verminderen. Het is ook zeer duurzaam, met een levensduur van meer dan 20 jaar. Bovendien heeft LED-verlichting een hogere lichtopbrengst dan andere verlichting, waardoor een grotere verlichtingsefficiëntie wordt bereikt.

Materialen

Een ander voorbeeld van duurzaam kantoorontwerp is het gebruik van duurzame materialen. Veel materialen die worden gebruikt voor kantooromgevingen, zoals meubilair, kunststof en metalen, zijn niet duurzaam. Duurzame materialen, zoals bamboe, hout en gerecyclede materialen, zijn energie-efficiënt en zorgen voor een gezonde werkomgeving. 

Smart tech

Duurzaam kantoorontwerp betekent ook het gebruik van slimme technologie. Er zijn verschillende technologieën die kunnen worden gebruikt om energie te besparen en de productiviteit te verhogen. Slimme verlichting, bijvoorbeeld, past de verlichting aan aan de aanwezige mensen in de kamer, waardoor het energieverbruik wordt verminderd. Daarnaast kunnen bewegingssensoren worden gebruikt om het licht automatisch uit te schakelen wanneer er geen mensen in de kamer zijn. 

Tegenwoordig zijn er allerlei software mogelijkheden voor je magazijn. Het is niet onverstandig om hier eens naar te kijken. Met deze software kan je namelijk het werk in jouw magazijn veel efficiënter en dus goedkoper maken. Ben je benieuwd naar wat je allemaal kan doen? Lees dan gauw verder.

Waarom moet ik mijn magazijn automatiseren? 

Dat er software bestaat om dingen efficiënter te maken wist je waarschijnlijk al. Maar hoe gaat dat precies in zijn werk en wat wordt er dan eigenlijk geautomatiseerd. Allereerst kan je met bepaalde software de voorraad- en goederenstromen in een zeer duidelijk overzicht krijgen. Zo weet jij precies wat er in jouw magazijn gebeurt, en krijg je inzicht in de verkoop en inkoop. 

En dat is belangrijk. Klanten willen tegenwoordig namelijk steeds sneller geholpen worden en daarbij wel de beste service krijgen. Concurrentie ligt op de loer en juist daarom wil jij jouw marges zo scherp mogelijk in de gaten houden. Zeker ook als jouw bedrijf een stuk groter is met bijvoorbeeld verschillende locaties, heel veel klanten en wel honderden leveranciers. Juist dan kan het zeer waardevol zijn om de administratie op orde te hebben. 

Wat is er dan geautomatiseerd?

Met de software mogelijkheden voor je magazijn krijg je ondersteuning in al jouw artikelen, kosten, samenstellingen en kosten. Met deze software krijg je inzicht in alles wat je beheert, ook wanneer het verschillende magazijn betreft. Je kan het ordermanagamentproces in de gaten houden, je ziet de omloopsnelheid van jouw magazijn, en je kan alle informatie van het magazijn integreren in jouw boekhouding.

Kortom: met deze software ben jij altijd up-to-date en zal je altijd kunnen inspelen op de behoefte van de klant. Je weet namelijk altijd wat er in jouw magazijn te vinden is waardoor je kan aanvullen waar nodig of kan afschalen als dat moet. Zo kan je altijd heel duidelijk zijn naar jouw klant en hoef je niet moeiljk te doen over bestelhoeveelheden, voorraden, levertijden en het beste bestelmoment. 

Wat heb ik nodig? 

Als bedrijf moet je nagaan wat jij nodig hebt. Ben jij écht groot? Dan kan je gaan voor een volledig magazijn management systeem, waarbij er nog verschillende koppelingen komen kijken die jouw magazijn verweven met jouw gehele bedrijfsproces. Ben je een wat kleiner bedrijf? Dan kan je al genoeg hebben aan een overzicht van jouw magazijn en de artikelen die het betreft. 

Om je administratie voor je bedrijf overzichtelijk en transparant te houden, maken de professionals gebruik van eigentijdse boekhoudsoftware. Hun medewerkers hebben expertise op het gebied van belasting voorbereiding, belastingaangiften en pensioenadministratie. Ze bieden administratieve ondersteuning en advies over deze kwesties en zakelijke kansen. Ze werken samen met verschillende organisaties, waaronder eenmanszaken, VOF’s, non-profitorganisaties en middelgrote BV’s. Er is altijd een ervaren administratiekantoor in Aalsmeer die je kunt inschakelen. Hier zijn de redenen waarom het een goed idee is om hun kantoor te bezoeken.

Ze werken persoonlijk

Je klantenservice is het grootste belang. Hun energie wordt gevoed door het werken in een informele setting en het directe contact met hun klanten. Met een vaste relatiebeheerder kun je altijd in contact komen met een herkenbaar gezicht. Als je een specialist nodig hebt, dan zorgt je relatiebeheerder ervoor dat je met de juiste mensen in contact komt en direct geholpen wordt.

Ze werken op de achtergrond

Zij zijn volledig gericht op het op de achtergrond beheren van je bedrijfsadministratie. Ze zijn altijd bezig met het bijwerken van de gegevens. Als ze ergens een kans voor je bedrijf zien, grijpen ze die voor je. Zij voelen het als hun verantwoordelijkheid om je te adviseren over de onderwerpen die zij als administratiekantoor kennen. Ze bekijken samen met jou zaken als kostenbesparingen, efficiëntieverbeteringen en andere kansen voor je bedrijf.

Ze verlichten je worstelingen

Beginnende zakenmensen vinden misschien ook de nodige middelen in het administratieve centrum om meteen belangrijke stappen te zetten. Ze leiden je op een eenduidige en voor iedereen toegankelijke manier. Zij regelen je financiële zaken en geven advies over je mogelijkheden op het gebied van belastingen en financiën. Ze denken graag met je mee en zien je graag verder gaan. Ze kunnen je helpen om door al je worstelingen heen te gaan. Met hun service kun je je digitale facturen altijd en overal inzien met hun online webarchief. Hierdoor kun je altijd de actuele status van inkomende en vertrekkende rekeningen zien. Een extra overzicht van je kosten, omzet, debiteuren en crediteuren wordt ook geboden door hun financiële dashboard. Ga naar Stolwijkacc.nl of een andere vertrouwde website als je dergelijke hulp wilt.

Meer inzichten geven

Je loopt altijd het gevaar dat je nog niet alle mogelijkheden volledig hebt verkend. De experts helpen je graag bij het inrichten van de administratie van je bedrijf om deze kansen inzichtelijk te maken vanuit hun administratie. Je kunt gemakkelijk veel dingen van hen leren als je hun kantoor bezoekt. Er zijn veel dingen die je kunt ontdekken als je eenmaal op hun kantoor bent. Bezoek het beste administratiekantoor om je bedrijf meteen te helpen!

De laatste jaren heeft cloud technologie ons dagelijks leven radicaal veranderd. We posten onze familiefoto’s op Facebook, we betalen onze huishoudrekeningen via internetbankieren en we gebruiken onze smartphones om onderweg onze e-mail te checken.

Dus, als we de cloud in ons dagelijks leven gebruiken, waarom doen we dan niet hetzelfde in ons zakelijk leven?

Cloud-gebaseerde boekhoudsoftware biedt nu alle functionaliteit en betrouwbaarheid van je beproefde desktop boekhoudsysteem, maar met een overvloed aan extra voordelen die alleen online technologie kan bieden.

Als je bedrijf op zoek is naar een effectievere manier om zijn financiële zaken te beheren, zijn hier zes redenen om een overstap naar cloud accounting serieus te overwegen.

1. Mobiele toegang op elk moment

Met online boekhouden heb je altijd en overal toegang tot je boekhouding en belangrijke financiële cijfers.

Wanneer je een ouderwets, desktop gebaseerd systeem gebruikt, ben je effectief aan kantoor gebonden. Je software, je gegevens en je boekhouding staan allemaal op een lokale schijf. En dat beperkt de toegang die je tot je financiële informatie kunt hebben.

Cloud-gebaseerde boekhouding bevrijdt je van deze beperking. Je gegevens en administratie zijn allemaal veilig versleuteld en opgeslagen op een cloud server, en je hoeft geen software applicatie te downloaden – je logt in en werkt vanuit je web browser, waar je ook maar Wi-Fi en een internetverbinding hebt.

Dus, waar je ook bent, je kunt altijd de status van je zaak controleren.

2. Een kosten- en tijdbesparende oplossing

Online werken verlaagt je IT kosten en bespaart je tijd doordat je voortdurend met je bedrijf verbonden blijft.

Desktop-gebaseerde systemen vergen een investering in IT hardware, plus het onderhoud van die hardware. Je hebt een server nodig om de toepassingssoftware en de bijbehorende gegevens te huisvesten. En je moet een IT expert betalen om zowel de server als het kantoornetwerk te onderhouden – dat kan een dure overhead zijn.

Online boekhouden gebeurt volledig vanuit de cloud. Je hoeft geen dure IT infrastructuur te onderhouden, en je hebt toegang tot de software of je nu op kantoor bent, vanaf je keukentafel werkt of op stap bent naar een klantenvergadering.

In plaats van te wachten tot je terug bent op kantoor, kun je meteen betalingen goedkeuren, of facturen naar klanten sturen, zodat je tijd bespaart en je financiële processen veel doeltreffender worden.

3. Waterdichte beveiliging en geen tijdrovende back-ups

Als je cloud-gebaseerd bent, worden al je rekeningen en gegevens opgeslagen en geback-upt met militaire niveaus van encryptie.

Als je desktop boekhouden gebruikt hebt, ben je je bewust van de noodzaak om aan het eind van elke dag een back-up van je werk te maken. En je weet ook van de noodzaak van updates telkens je leverancier een nieuwe versie van de software uitbrengt.

Op een cloud platform worden back-ups en software updates een ding van het verleden. Je bent altijd ingelogd op de meest actuele versie van de software, met alle nieuwste functies, belastingtarieven en benodigde aangiften. Ook wordt je werk onderweg automatisch opgeslagen, zodat je zowel tijd als geld bespaart op vervelende back-upprocedures.

Beveiliging is een ander gebied waarop cloud accounting een desktop systeem overtroeft. Je gegevens zitten niet langer op een fysieke server in het kantoor, of kwijnen weg op de harde schijf van je laptop. Al je boekhoudkundige gegevens worden bij de bron versleuteld en in de cloud opgeslagen. Dus de enige die bij je vertrouwelijke informatie kan, ben jijzelf, plus geselecteerde leden van je team en adviseurs.

4. Gemakkelijk delen en samenwerken

Samenwerken met collega’s, en gegevens delen met je adviseurs, is een uiterst eenvoudig proces wanneer je in de cloud werkt.

Bij de oude, desktop aanpak had je beperkte toegang tot je boekhouding – en dat maakte samenwerken met collega’s en adviseurs moeilijk. Als je boekhouder specifieke cijfers nodig had, moesten die heen en weer gemaild worden, of op een USB geheugenstick opgeslagen en rechtstreeks naar zijn kantoor gebracht worden.

Met een systeem voor online boekhouden kunnen jij, je collega’s, je management team en je adviseurs allemaal bij dezelfde cijfers – onmiddellijk, vanaf elke geografische locatie. Samenwerken is dus net zo gemakkelijk als de telefoon pakken en inloggen, met de belangrijkste nummers voor je neus.

5. Vermindert papierwerk en is duurzamer

Het gebruik van cloud accounting kan de droom van een papierloos kantoor waarmaken.

Bij traditionele boekhouding kan het papierwerk, het invoeren van gegevens en de financiële administratie je bedrijfstijd gaan opvreten. Alles moet uitgeprint en op papier afgehandeld worden, en dat is traag, ondoeltreffend en slecht voor het milieu.

Met een online boekhoudsysteem kun je je afhankelijkheid van papierwerk aanzienlijk verminderen. Facturen kunnen rechtstreeks naar klanten worden gemaild, zodat ze niet meer hoeven te worden afgedrukt en gefrankeerd – en sneller worden betaald. Binnenkomende rekeningen en kwitanties kunnen gescand worden en direct bij de bijbehorende transacties in je boekhoudprogramma worden opgeslagen.

En omdat al je documenten gedigitaliseerd zijn en in de cloud bewaard worden, hoef je de papieren originelen niet meer te bewaren – dat spaart archiefruimte en opslagkosten.

6. Betere controle over je financiële processen

De efficiëntie van online boekhoudsoftware geeft je een veel betere controle over je belangrijkste financiële processen.

De online factureringsfunctie stroomlijnt het hele factuurproces, en geeft je een beter zicht op verwachte inkomsten, een overzicht van uitstaande schulden en een duidelijke uitsplitsing van wat elke klant je bedrijf verschuldigd is.

Er zijn talloze manieren om een bedrijf te taxeren. Maar er is er maar één die werkt en dat is de prijs die jij bereid bent te aanvaarden en die de koper bereid (en in staat) is te betalen. 

Wat je wel kunt doen is je bedrijf in een zo goed mogelijk daglicht stellen. Dus ook als je geen wenselijke winst of zelfs maar enige winst maakt, kun je je bedrijf toch voor de best mogelijke prijs verkopen.

Dus wat telt bij het tot stand brengen van een bedrijf verkopen deal:

1) Management. Hoe meer het bedrijf van jou afhankelijk is, hoe minder waardevol het is. Je moet jezelf zo snel mogelijk overbodig maken een koper van welke aard dan ook zal zich dan geen zorgen maken als je bij de voltooiing het toneel links verlaat.

2) Merkbekendheid. Zelfs de kleinste onderneming moet een soort merk creëren. Zelfs als de koper van plan is er bij de overname afstand van te doen, zal het dat zijn wat hen in de eerste plaats, ten dele, tot je aantrok. 

3) Marktpositie. Het is eigenlijk niet zo goed om de markt ingezaaid te hebben, want dat wijst op weinig of geen ruimte om uit te breiden. Omgekeerd, als dit is wat je koper gaat aantrekken, zorg dan dat je bewijzen hebt van investeringen in O&O. 

4) Het Principe van Pareto zegt dat 80 procent van de zaken met 20 procent van je klanten gedaan wordt. Wat schadelijk is voor de waarde is wanneer 25 procent of meer van je zaken met één klant gedaan wordt, en nog meer wanneer er geen schuldvernieuwingsrechten in de contracten staan. 

5) Goede boeken en bescheiden, vooral financiële. Als je kunt aantonen dat je management rekeningen goed overeenstemmen met je financiële overzichten, geeft dat de overnemer vanaf dag één een aanzienlijk vertrouwen. 

6) Gemotiveerd personeel, loyaal aan het bedrijf. Iets ongrijpbaarder en moeilijk te kwantificeren, maar als je dit kunt aantonen, des te beter.

7) Volledig gepatenteerde en geregistreerde producten. Waar dat relevant is, is het vertrouwen dat dit aan een koper geeft immens.

Tip: Alle bedrijven te koop – Actueel aanbod

8) Realistische handelsvoorwaarden met je leveranciers en klanten. Evenzeer zul je moeten aantonen dat die nageleefd worden. 

9) Degelijke personeelsadministratie en verstandige contracten. Kopers willen er zeker van zijn dat hun personeel goed behandeld wordt in deze steeds rechtsgevoeliger omgeving. 

10) Goede adviseurs aan beide zijden. Waaronder gekwalificeerde bedrijfsfinanciers en goede handelsadvocaten. Het verschil dat dit maakt is immens, vooral omdat zulke teams allemaal dezelfde taal spreken en, als je goed kiest, hopelijk niet aan puntentelling doen (de doodskus voor veel fragiele deals).

Voor bedrijven is het belangrijk dat hun werknemers veilig en gezond kunnen werken. Dit draagt bij aan efficiëntie, gemotiveerd werken en het verlagen van het ziekte verzuim. Hiervoor is het verplicht voor bedrijven met personeel om een risico inventarisatie en evaluatie te laten opstellen. Moet jij voor je werkgever een RI&E laten maken en voldoen aan de wet en regelgeving? Of wil je de risico’s in je bedrijf op een overzichtelijke wijze in kaart brengen? In deze blog lees je meer over een Ri&e laten opstellen!

Is RI&E voor mij verplicht?

Wanneer je medewerkers in dienst hebt, ben je een werkgever en is een RI&E verplicht sinds 1 Januari 1994 (uitgezonderd ZZP’ers). Bij een bedrijf met meer dan 25 werknemers is het verplicht een preventiemedewerker aan te stellen die zich bezighoudt met de veiligheid en gezondheid op de werkvloer. Voor het niet hebben van een RI&E kun je een boete krijgen. 

Eisen RI&E

Volgens artikel 5 van de Arbeidsomstandighedenwet moet een RI&E in ieder geval aan de volgende eisen voldoen:

• Een overzicht van de risico’s die het werk met zich meebrengen.
• Beschrijving van de gevaren en de risico-beperkende maatregelen.
• Risico’s voor bijzondere categorieën werknemers.
• Beschrijving van hoe werknemers toegang hebben tot preventiemedewerkers, bedrijfsartsen, hogere veiligheidskundigen, arbeid hygiënisten, arbeids- en organisatiedeskundigen en arbodienst. 
• Een plan van aanpak hoe de risico’s te voorkomen of te beperken.

Opstellen RI&E

Je kan zelf een RI&E maken of gebruikmaken van een RI&E hulpmiddel. Dit moet worden opgesteld samen met of door een preventiemedewerker. Ondanks de beschikbare hulpmiddelen is een RI&E opstellen vaak niet eenvoudig, zeker wanneer er kennis of ervaring ontbreekt. Zelf heeft mijn werkgever de RI&E laten opstellen door een management consultant bedrijf Zegt in Ospel. Hierbij voorkom je een eventuele boete die wordt opgelegd door de inspectie. Dit kan oplopen tot maximaal €4500.